年末や年始のこの時期に、大かたづけを予定している旅館ホテルも多いことと思います。2021年の旅館ホテルにはこれまで以上の生産性向上が大命題となっていることを踏まえれば、大かたづけの機会を利用して備品や資材に関する本気の片づけを実行しない手はありません。どうせするならワンランク上の高効率化を図れる「3定管理」にチャレンジしましょう。

物をさがすだけで、1年間に72時間もムダにしている？

普段、私たちが家庭で「物をさがしている」時間は、一説によれば一日あたり約12分と言われています。そしてこれが毎日積み重なると年間トータルでは72時間。物をさがすだけでなんと3日もムダに費やしていることになります。

一般家庭でさえそうなのですから、ふだんから家庭以上に頻繁に資材や備品を出し入れする旅館ホテルでは、その時間のロスが膨大なものになることは想像に難くありません。しかもそれがスタッフ全員分となれば、宿全体でいったいどれだけ膨大な時間をムダにしていることになるのでしょうか。

しかしそんなムダをスッキリと解消してしまう手立てがあります。それが「適切な整理・収納と、管理」です。

ちょっと大変そうな印象を受けるかもしれませんが、大きな作業を必要とするのは最初の一度きり。適切な管理状態を作ってしまった後は「使ったら元の位置に戻す」という日々の習慣づけをして、常に適切な状態をキープするだけです。

資材や備品を、迷うことなくいつでもすぐに取り出せること…。一見小さなことのように思えますが、実はこれが膨大な時間のムダを有効な時間に変身させる最も効果的な手法の一つ、「今すぐ始められる生産性向上」の一手なのです。

小さな工夫で業務改善と環境改善を実現する「3定管理」とは？

生産性向上は業務改善と環境改善の2つの柱によって成り立ちます。そしてそのどちらにも密接に関係するのが備品や資材の整理。これを「定位」「定品」「定量」というルールで高効率化しようというのが「3定管理」という考え方です。

「定位」：置く場所を定める

何がどこにあるのか、さまざまな備品や資材の置き場をつねに固定することで誰もが迷わないようにするのが「定位」です。

備品や資材の大カテゴリーごとに大まかにエリアを区分し、そこに中カテゴリーごとの棚を配置、さらに小カテゴリーごとに棚の段を確定する…などのように、広い範囲から絞り込んでいけるように配慮すると、誰もが直感的に置き場所を把握しやすくなります。また保管収納してある物品の名前を表示するなど、ひと手間を減らす工夫を添えることも効果的です。

【定位のポイント】
1. 保管場所を俯瞰できる平面図を作る
2. 棚ごとに内容物を明示する
3. 保管場所や引き出しに各物品のネームプレートを貼る

「定品」：置くものを定める

「そこに何を置くか」にも一考の余地があります。オペレーションの流れを止めることのないよう、必要な場所に必要な物を保管しておくことが理想的です。自館の施設状況や実務に合わせて置く資材や備品を選定しましょう。

また同じ目的の備品でも、取り出す時に余計な手間がかからないよう、色や形など種類ごとにしっかりと整理します。さらに使用頻度に合わせて優先順位を付け、良く使うものほど取り出しやすい位置に配置するのもポイントです。

【定品のポイント】
1.よく使う場所の近くに保管する
2.目的が同じものを迷わないように区分・整理する
3.使用頻度の多寡に合わせて優先順位を付ける

「定量」：数量を定める
数量は、実際の使用シーンを想定して多くも少なくもない最適な数を見極めるのが理想ですが、最初は少し多めに用意しておいて、業務を重ねながら最適な数量へと絞り込んでいくのが現実的でしょう。
また数量の多いものを一箇所に保管することにこだわりすぎず、全体の空間を圧迫してしまうような場合は、余剰分を在庫として別管理することも検討しましょう。

【定量のポイント】
1.業務を通じて適切な数量を算出する
2.必要な分はすぐ出せる場所に、予備分は在庫保管に

「3定管理」を維持するコツは「例外」を作らないこと

「3定管理」でめざすのは、誰が見ても迷うことなく、しかも備品の現状がよく分かる管理体制。これを維持するには「できるだけルールを少なくし、その代わり必ず守る」ことを徹底するのがポイントです。例外を認め出すとキリがなくなりますので、ルール作りの時点から例外が生まれないよう配慮しておきましょう。

全スタッフが「何がどこにあるか」を共有し「使ったら必ずその場所に戻す」。この基本が徹底しきれない場合、その理由のほとんどは「取り出しや、片づけの面倒さ」に起因します。「取り出しにくい」「戻すのに手間がかかる」等の不都合がないよう、オペレーションや動線を熟知したスタッフの間でしっかりと意見交換をし、もっとも使いやすい場所・収容方法・整理方法などを決めることが大切です。

実行後しばらくの間は、毎週一回などと時間を決めてスタッフ全員が集まり、備品や資材の「3定」チェックを行うとより自然に習慣化しやすくなるでしょう。

良い旅館は、表も裏も美しい

「3定管理」によってあるべき場所にあるべき資材・備品が整理されていると、作業効率が向上するのはもちろん、バックヤード動線が今まで以上にスムーズになったり、美しい職場環境の中でより気持ちよく働けたりと、生産性向上以外にも多くのメリットが生まれます。

お客様の目に見える場所だけでなく、目にふれることの少ない裏側も美しくすることで、生産性の高い本当の良い旅館になるのです。ぜひ貴館でも「3定管理」による業務環境の改善を実施して、生産性向上を進めませんか。

※2020/12/27公開の記事を転載しています

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