静岡県東部に位置する丹那エリアは、古くから酪農の里として知られていました。
この地に「作る人と食す人がふれあう空間」をテーマとして1997年に開国したのが、今回ご紹介する酪農のテーマパーク「酪農王国オラッチェ」です。
 
ヒツジやヤギ、ウサギなどへのエサやりや、ウシの乳しぼりなどを通して動物たちとのふれあいを楽しめる他、自然のおいしさを満喫できるレストランや野外バーベキューなどの食の楽しみも満載。
その他にも新鮮な牛乳を使ったバター作りやアイスクリーム作り、季節の野菜収穫、夏季のとうもろこし迷路など、多彩な体験コンテンツも揃っています。
 
この酪農王国オラッチェでは、経理業務や在庫管理などを含む全社のデータを一元管理する基幹システムの導入計画を2023年から推進しており、そのDX化プロジェクトの第一歩としてこの4月に予約管理システム「行楽日和」を導入・稼働させています。
 

1.予約管理システム「行楽日和」とは

 
予約管理システム「行楽日和」は、予約管理はもちろん、顧客管理や情報共有、経営支援などの幅広い機能も搭載し、これまでお客様からの予約状況を手書きで管理していたドライブインやレストラン、観光施設が導入するのにぴったりのシステム。
 
見やすい画面と、誰でもカンタンに使える操作性の良さも大きな特長で、個人や団体を問わず、あらゆるお客様からの予約をスムーズに入力・管理することができます。
 
また顧客情報を自動的にストックするので、ご利用が二度目以降のお客様であれば、電話番号を入力するだけで予約受付が完了できるなど、現場思いの仕様も魅力となっています。 
 

2.全社でリアルタイムにデータ共有できるシステムによって、従来の業務が飛躍的にスムーズ化

 
酪農王国オラッチェでは昨今の人手不足を背景に、業務効率化が全社的な課題となっており、より少ない人数でスムーズに業務を遂行できる環境を整備するために全社的にDX化の推進に着手し、その第一弾として導入したのがこの予約管理システム「行楽日和」です。
 
これまではお客様の予約管理をエクセル・シートによって行っていましたが、ローカルネット内での共有管理のため、特定のパソコンからしか開けないこと、複数スタッフが同時にアクセスできないこと、また営業スタッフなどが出先からアクセスできないことなどの問題が顕在化していました。
 
特にこの問題は予約窓口での影響が大きく、お客様からの電話を受けながらデータを入力する際に、もし他のスタッフがデータを開いていると入力ができなくなるなど業務そのものに支障をきたしていたそうです。
 
 

3.初めてのスタッフでも使いこなせる、直感的で簡単な操作が魅力

酪農王国オラッチェはこれまで経理部門なら経理用専門ソフトなど部門単位でのツールは導入していましたが、部署を横断して全社で情報を共有・一元管理できるトータルシステムの導入は今回が初めての体験。
それだけにシステム導入が業務環境の大幅な改善や、効率の向上、情報セキュリティの強化など、多大なメリットがあることは確実視していたものの、「果たして実際に現場のスタッフが使いこなせるのか？」という不安は正直なところ拭いきれていなかったと言います。
 
ところが実際に「行楽日和」を導入してみるとこうした不安も払拭され、先にもご紹介したように誰でも直感的に判断できる高い操作性を持っているため、管理画面に初めてふれるスタッフでもカンタンに使いこなすことができ、まさに「案ずるより産むが易し」の通りの結果となりました。
 
また「行楽日和」は、ユーザーからの細かな相談や改善要望に対しての対応力やレスポンスも高く、酪農王国オラッチェでも過去の顧客データをできるだけ現システムに移管したいという要望を出したところ、サービススタッフが柔軟に対応してくれた結果、主要データの大半を流用できるようになり、旧体制からの業務の移行が想像以上にスムーズに行えました。
 
4月に導入されてからわずか数ヶ月という短い期間ながらも、こうしたいくつもの改善を重ね、すでに「行楽日和」は酪農王国オラッチェにとってはなくてはならないシステムへとカスタマイズされてきているとのことです。
 
 

4.次のステップとして、「攻め」への活用による業績拡大も視野に

 
酪農王国オラッチェで「行楽日和」が主に活躍している現場は、レストランや温室でのバーベキュー、野菜収穫体験などの予約シーン。
予約専任スタッフだけでなく、実際の運営現場のスタッフも予約データの閲覧・確認が可能になったことによって、お客様への対応もよりスムーズになりました。
 
また「行楽日和」の良いところは、基本予約情報だけでなく、申し込みプランごとの利用条件や内容まできめ細かく設定・記入ができること。
例えば使用食材によるアレルギー対策の必要や、他施設とのコラボプランといった特定商品の設定などを随時反映できるため、予約管理だけでなく企画開発や商品管理の面でも役立っています。
 
ただ誰でも使えることにはリスクも存在します。酪農王国オラッチェではこのシステムをより有意義かつ安全に稼働させるために、どの部署のどのメンバーにログイン資格を付与するかといった「より安全なセキュリティ管理」と、「さらに有意義な活用方法」など、導入の次のステップの検討をスタートしています。
 
 
 
全社DX化の第一歩として位置づけられた「行楽日和」の導入。
施設としては初めてのDXツールに多くのスタッフが実際にふれてみて、想像していた以上にカンタンで便利なことが理解・浸透したことは、今後のDX化への大きな自信と弾みになっています。
 
また予約管理によって登録された顧客情報は、大幅な業務改善にとどまらず、DMなどの営業支援ツールとして活用したり、エージェントや案内所ごとの送客実績比較や、体験メニューや食事などの人気コンテンツの動向も把握できるなど、マーケット開拓という「攻め」に振り向けることもできることから、酪農王国オラッチェでは将来的な業績の向上に大きく寄与することに大きな期待を寄せています。
 
 
＞酪農王国オラッチェ

 

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