限られた時間に多くのお客様をおもてなしするお食事の時間は、大量の業務が集中するため旅館・ホテルにとってもっとも多忙を極める時間のひとつとなります。

加えてお客様ごとに異なる料理内容やご提供タイミングに合わせた調理と配膳など、厨房や接客係、管理者と多くのスタッフが関わることからどうしても煩雑さや混乱が生じ、うっかりによる伝え忘れや言った言わないなどの問題が発生しがちです。

お食事に関する膨大な情報を整理・一元化する「配膳管理システム」が、業務課題を根本から解決！

そんなお食事時間の業務の混乱やミスを防ぐため、お客様のお名前や料理情報を一覧できるよう厨房に大きな紙を貼り出したり、ホワイトボードを用いたりとさまざまな工夫をしている旅館・ホテルも多いと思いますが、どれだけの手を打っても、うっかりミスや確認モレを根絶するまでには至っていないというのが実情なのではないでしょうか。

そこでこうした慢性的な悩みを根本的に解決するために、新たなITシステムの導入を検討してみてはいかがでしょう。多彩で煩多な情報を整理して、誰にも見やすく使いやすく一元化することは、デジタル技術がもっとも得意とする分野のひとつです。

混乱しがちな業務がすっきりと整理され、またお客様の情報をすべてのスタッフがリアルタイム共有できるようになれば、多くのヒューマンエラーを防止することができるでしょう。

リアルタイム情報を全スタッフが共有することで、ミスやロスも撲滅！

実際の旅館・ホテルの業務の中には、解決したいけれど解決できないさまざまな悩みが潜んでいます。例えばお客様の宿泊情報を紙で管理していた場合、リアルタイムでの情報共有どころか、そのシートを見たスタッフしかお客様情報を得ることができません。

また客室係のスタッフがお客様に夕食の時刻を確認するケースも多々ありますが、このスタッフはわざわざ厨房にまで足を運び、大きなホワイトボードにお客様のご希望の時間を書き入れなければなりません。特に客室から厨房までの距離や動線が長い施設では、このムダは決して馬鹿にできるものではありません。

また仕込み担当者の業務にもムダがあります。厨房のホワイトボードを目視でチェックしながら、どの料理をどれだけ用意するのかに合わせ、お皿や薬味等の数まで全て手集計での作業を行っているとすれば、毎日多くの時間をロスしていることになります。

部屋出しでお食事を提供するある旅館では、客室係がお客様のお食事状況をつねにチェックし、次の料理の準備をトランシーバーで厨房に指示しています。

つまりお客様のお食事の間、客室係はつねにお客様のそばに控えていなければならず、加えて口頭での連絡のため「言った言わない」などのトラブルが日常的に発生していたと言います。

紙ベースや口頭ベースなどのアナログで情報伝達を行うことから、部門・職種ごとに情報が途絶されてしまっていると、日常業務の中に数え切れないほどのムダが生じ、それが旅館・ホテル全体の業務効率を大きく低下させてしまうこととなるのです。

部門・スタッフごとの課題を解決して、お食事サービス全体の効率が飛躍的にアップ！

そこで導入を検討したいのが、「配膳管理システム」。お食事に関わるあらゆるお客様情報が一元化されたこのシステムでは、お客様の情報をすべてのスタッフがリアルタイムで共有できます。

例えば客室係は自分の担当するお客様を、どの食事会場のどの席に何時にご案内すればいいかをスマホ画面で簡単に確認することができますし、また厨房スタッフは、どの席のお客様にどの料理コースを提供すればいいのか、アレルギー対応などの有無なども含めた多くの情報をひと目で確認することができるようになります。

さらに接客担当者と厨房の双方がつねに料理の情報や食事の進み具合をつねにリアルタイムで共有できるので、「今どの料理が提供されているか」「次にいつどの料理を提供すべきか」などを、わざわざ伝達する必要もなくなります。

【厨房で】食事中の状況をリアルタイムで正確に把握できる
①メイン画面で全ての料理内容を管理できるため、どの料理がどこの部屋（どのお席）の料理か、迷うことがない
②会席料理やコース料理で、前の品が出てからどれだけの時間が経ったかも共有できるため、待たせすぎることがない
③お客様のタイミングに合わせて、美味しい料理を美味しいままにご提供できるから、お客様満足度もアップも
④特定食品のアレルギーや希望の薬味など個々のお客様に合わせた情報も網羅して、細やかなサービス品質の向上も

【客室係・食事処スタッフ】スマホ操作で簡単に情報伝達が可能
①お客様がいつ到着したか？食事時間は何時頃か？など、お客様の「今」の状況をその場で食事処・厨房と共有可能
②全スタッフで情報共有ができ連絡のためのムダな移動も不要に。また伝達情報はレシートで残るので「言った言わない」も解消
③食事関係の情報が一元管理されているから、どの食事会場のどの席にお客様をご案内すれば良いか明確に

【管理者】手書き作業の労力からサヨナラ
①エクセルやホワイトボードなどこれまで手作用で管理していた業務が、データで自動化へ
②お客様ごとに食事会場や時間・人数などの詳細情報をいつでも確認可能。PMSへの入力の手間も不要に

【経営者・営業スタッフ】データからの分析をもとに、経営・運営を改善
①毎日のお客様データが蓄積されているため、指定日時の食事情報・お客様情報をいつでも取り出せる
②利用客数はもちろん、料理ランクごとの提供数や食事会場ごとにデータを取り出しての分析も
③蓄積したデータベースは、料理企画の発案やテコ入れなどの先行管理、季節ごとのメニュー作成、販売促進などの「攻め」の戦略に

使い方も簡単で、最初に「配膳管理システム」にお客様のお部屋番号・人数（男女別、大人子ども別など）・座席指定・料理コースなどを入力しておくだけ。これだけで上記の情報をすべてのスタッフが確認できるようになります。

またお客様の到着状況や担当スタッフ、クーポンや別注料理などの情報までも幅広く網羅してしていますから、このシステムを見れば食事に関わるあらゆる情報が一目瞭然です。

さらに当日はもちろん、先々の予定までも記録されていますから、例えば明日のお客様のための準備や、一週間先の予約状況を知りたい時など、様々なシーンで誰もが簡単に知りたい情報を確認することが可能です。

お客様のお食事に関わるあらゆる情報が網羅・整理され、リアルタイムで共有・管理できる「配膳管理システム」は、スタッフの職種を問わず業務の効率を飛躍的にアップさせることができるシステムです。

①到着したお客様の色が青くなります。＠がついている部屋が代表者がご宿泊するお部屋の名前／＠がついていない部屋が代表者以外の方がご宿泊するお部屋の名前
②該当するお客様につく担当の仲居さんを表示します。
③ランクとテーブル場所、食事開始予定時間を表示します。
④数量を表示します。
⑤「配膳」=「進行」で表示されている料理の一個前の料理が運ばれた時間が記載されます。「進行」=現在提供している料理が表示されています。「進行」=分母が料理ランクの全料理数、分子が現在提供済みの料理数を表しています。
⑥アレルギー情報を表示します。

業務のスリム化や人材育成はもちろん、営業戦略の立案やお客様の満足度向上にも！

必要な情報を整理・一元化することで、煩雑な業務に付きものだった悩みを一挙に解消できる「配膳管理システム」は、人の手によるタッチポイントが大幅に削減されていることから、スリムかつスムーズな業務体制を実現します。

さらに、人の資質によってサービスの質が左右されることの多い旅館ホテル業のもうひとつの大きな悩みである人材育成にも貢献。

これまでは高品質なお食事サービスをご提供するためには、熟練したスタッフと高度なチームワークが必要でしたが、配膳管理システムの導入によって経験の浅いスタッフでも一定品質のサービスが実践できるようになるため、次代を担う若手や新人の育成にも大きく役立ちます。

また蓄積されたデータを集計し、客様の世代別のお食事の傾向や季節波動などを確認することもできますので、今後の営業戦略を検討するための貴重な実資料として役立つことになるでしょう。

様々な局面における業務クオリティのアップとはサービスの上質化そのものであり、貴館のお客様満足度をアップすることにも大きく貢献するはずです。

「配膳管理システム」は、こんな課題をお持ちの旅館・ホテルにぴったり！

この「配膳管理システム」は施設の環境や現場の声、ご要望などに合わせてカスタマイズし、貴館の業務に最適なシステムを組み上げることができますから、次のようなお悩みをお持ちの貴館にぴったりです。

「配膳管理システム」の導入にあたっては、経験豊富なエイエイピーが現場の詳しいヒアリングを通して、貴館と二人三脚でシステム構築に取り組みます。導入後は実際の運用をサポートしながら新たな業務ルーティンを細やかにフォローし、万一不具合があった場合はすぐに対処・調整を行いますので、ぜひお気軽にご相談ください。

※2021/03/18公開の記事を転載しています

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